Rechnung schreiben kostenlos: So geht's rechtssicher
19.7.2026 · 6 Min. Lesezeit
Eine Rechnung zu schreiben klingt simpel, doch kleine Formfehler führen dazu, dass dein Kunde den Vorsteuerabzug verliert oder das Finanzamt die Rechnung beanstandet. Die gute Nachricht: Du brauchst dafür keine teure Software. Diese Anleitung zeigt, wie du in wenigen Minuten eine vollständige, rechtssichere Rechnung erstellst - komplett kostenlos.
Brauche ich für Rechnungen eine kostenpflichtige Software?
Nein. Gesetzlich ist keine bestimmte Software vorgeschrieben. Entscheidend ist allein, dass die Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält und du sie revisionssicher aufbewahrst (10 Jahre).
Ein kostenloses Online-Tool wie Webesor Rechnung übernimmt die Pflichtfelder, die fortlaufende Nummerierung und die korrekte Steuerausweisung automatisch - das verhindert genau die Fehler, die bei einer selbstgebauten Word-Vorlage passieren.
Diese Angaben muss jede Rechnung enthalten
Für eine vollständige Rechnung (über 250 Euro brutto) verlangt das Umsatzsteuergesetz folgende Pflichtangaben:
- ✓Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- ✓Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- ✓Ausstellungsdatum der Rechnung
- ✓Eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
- ✓Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang der Leistung
- ✓Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- ✓Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- ✓Steuersatz und Steuerbetrag - oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
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1. Stammdaten einmalig hinterlegen (Firma, Adresse, Steuernummer, Bankverbindung). 2. Kunde auswählen oder neu anlegen. 3. Positionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz erfassen. 4. Vorlage wählen - der Betrag und die Umsatzsteuer werden automatisch berechnet. 5. Als PDF herunterladen oder direkt per E-Mail versenden.
Ein Girocode (QR-Code) auf der Rechnung sorgt dafür, dass dein Kunde die Überweisung in Sekunden per Banking-App auslöst - Rechnungen mit Girocode werden messbar schneller bezahlt.
Die häufigsten Fehler, die bares Geld kosten
Lücken in der Rechnungsnummer, ein fehlender Leistungszeitraum oder eine falsch ausgewiesene Umsatzsteuer sind die Klassiker. Besonders teuer: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG darfst du gar keine Umsatzsteuer ausweisen - tust du es trotzdem, schuldest du sie dem Finanzamt.
Häufige Fragen
Ist eine kostenlose Rechnung genauso gültig wie eine aus teurer Software?
Ja. Die Gültigkeit hängt ausschließlich vom Inhalt (Pflichtangaben) ab, nicht vom Preis des Programms.
Muss ich Rechnungen aufbewahren?
Ja, in Deutschland zehn Jahre lang - und zwar unveränderbar. Ein PDF-Archiv genügt.
Darf ich eine Rechnung als PDF per E-Mail verschicken?
Ja, das ist zulässig. Eine digitale Signatur ist dafür nicht mehr erforderlich.
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Kostenlos loslegen →Dieser Ratgeber dient der Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.