E-Rechnung-Pflicht 2025/2026: Was Selbstständige wissen müssen
19.7.2026 · 5 Min. Lesezeit
Die E-Rechnung wird im deutschen B2B-Bereich Schritt für Schritt Pflicht. Wichtig zu verstehen: Empfangen und Ausstellen sind zwei verschiedene Fristen. Dieser Überblick zeigt, was seit 2025 gilt und wie du dich ohne Formatwissen vorbereitest.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat nach der EU-Norm EN 16931. In Deutschland verbreitet sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Nur diese Formate gelten künftig als 'echte' E-Rechnung.
Die wichtigsten Fristen im Überblick
Der Gesetzgeber staffelt die Pflicht:
- ✓Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- ✓Bis Ende 2026: Papier- und PDF-Rechnungen im B2B sind mit Zustimmung des Empfängers als Übergang weiter erlaubt.
- ✓Ab 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
- ✓Ab 2028: E-Rechnungspflicht beim Ausstellen für praktisch alle Unternehmen im B2B.
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Die Empfangspflicht gilt grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen im B2B - auch für Kleinunternehmer. Du solltest also spätestens jetzt sicherstellen, dass du E-Rechnungen deiner Lieferanten annehmen und lesen kannst. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen.
So bereitest du dich vor
Du brauchst keine teure ERP-Umstellung. Ein Tool, das XRechnung nach EN 16931 auf Knopfdruck erzeugt und als E-Mail-Anhang versendet, reicht für die meisten Selbstständigen völlig aus. Wichtig ist nur, dass die erzeugte Datei valide ist - dann bist du für Empfang und Ausstellung gerüstet.
Häufige Fragen
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung, weil die Daten nicht strukturiert maschinenlesbar sind. Erst XRechnung oder ZUGFeRD erfüllen die Norm.
Muss ich ab 2025 sofort E-Rechnungen versenden?
Zum Versand nicht sofort - die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt ab 2027/2028. Empfangen können musst du sie aber schon seit 2025.
Betrifft die Pflicht auch Rechnungen an Privatkunden?
Nein, die E-Rechnungspflicht gilt nur im B2B zwischen inländischen Unternehmen.
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